Zo werkt Helloprint op kantoor in coronatijd

De coronaperiode heeft een flinke impact op de manier waarop we omgaan met kantoorwerk. Er wordt nu kritischer gekeken naar de functie van het kantoor en de voor- en nadelen van thuiswerken. We spreken erover met Hans Scheffer, CEO van Helloprint.

Voor veel bedrijven is de omschakeling naar werken in coronatijd behoorlijk pittig. Hans herkent dit uit zijn omgeving. “Aan het begin van de pandemie waren veel ondernemers in shock”, vertelt hij. “Zij moesten ineens alles anders gaan doen dan dat ze gewend waren. Voor ons als Helloprint was het op korte termijn minder schokkend, omdat we al heel remote ingesteld waren. Al sinds 2012 werken we zonder vaste uren, plekken of vakantiedagen, we gaan in onze cultuur heel erg uit van eigen verantwoordelijkheid”.

Toch is er volgens Hans iets wezenlijks veranderd in de manier waarop we werken. “Vaak gaat de discussie vooral over thuiswerken of niet thuiswerken, maar dat is veel te simplistisch gedacht”, stelt de ondernemer. “Het gaat veel meer over hoe je over het totale spectrum van werk een optimale output èn balans kunt creëren. Dat is vaak op basis van succes uit het verleden, maar het wordt ook beïnvloed door de huidige situatie met de pandemie en de veranderende voorkeuren van talent”, legt Hans uit.

Cultuur als basis van je werkstrategie

Er zit veel verschil in hoe bedrijven omgaan met de coronaperiode. Sommige kantoren houden hun deuren volledig gesloten uit angst voor besmettingen. Anderen verwelkomen hun medewerkers juist zoveel mogelijk, binnen de kaders van de Rijksoverheid. Dat hangt volgens Hans vooral af van de cultuur die je nastreeft als organisatie. “Je moet gaan herijken wat voor bedrijf je bent en wat het succes van je bedrijf bepaalt. Rondom deze fundamenten ontwikkel je een manier van werken die daarbij past.”

Volgens Hans verschilt dit sterk tussen organisaties. “Voor sommige bedrijven kan remote werken prima passen. Denk bijvoorbeeld aan organisaties met vaste kaders die agile of op een andere manier procesmatig werken. Wij zijn een snelgroeiend bedrijf waar innovatief vermogen enorm belangrijk is. Dan zie je veel betere resultaten wanneer je elkaar regelmatig ziet, juist op een informele manier. Er wordt veel gepraat over productiviteit en effectiviteit, maar dat is helemaal niet het belangrijkste. Als je alleen thuiswerkt, mis je die onverwachte creatieve momenten. Voor bedrijven die een creatieve flow nodig hebben, is het wel echt een uitdaging om zoiets op afstand te doen.”

Toch ontkomen veel bedrijven er niet aan om een groot deel van hun personeelsbestand op afstand te laten werken. “Er zijn wel veel werkmethodieken om die creatieve momenten toch te faciliteren, maar dan wordt het wel een ingewikkelde puzzel waarbij je goed moet plannen”, stelt Hans.

Werken bij Helloprint in coronatijd

Samenwerken zit bij Helloprint verweven in de bedrijfscultuur. Daarom streeft Hans ernaar om genoeg momenten te vinden om elkaar live te zien. “Binnen de gestelde kaders proberen we toch die ontmoeting te creëren. Zo doen we onze maandelijkse keynote maar met 30 personen op anderhalve meter. De rest van het bedrijf volgt het remote.”

Aan het begin van de pandemie had Helloprint stickers aangebracht om medewerkers te wijzen op de coronaregels. Toch heeft het bedrijf deze na een tijdje weer verwijderd. “Onze mensen hebben hun eigen verantwoordelijkheid en moeten hun eigen keuzes maken”, vindt Hans. Dat gaat erg goed: “Doordat we een hele ruime opzet hebben op kantoor, hebben we nog geen enkele besmetting gehad die te herleiden was naar de werkvloer.”

Teams met verschillende afspraken

Hans en zijn team hebben ervoor gekozen om niet alle afspraken zomaar voor het hele bedrijf te laten gelden, maar deze teamafhankelijk te laten zijn. “Zo kijken we allereerst hoe een team is samengesteld. Sommige teams bestaan namelijk uit mensen die over de hele wereld aan het werk zijn, en dus al gewend zijn om op afstand samen te werken en output te leveren. Voor anderen geldt dat veel minder en is begeleiding, of juist een andere manier van werken nodig”

Vervolgens kijkt Hans naar de senioriteit van een team. “Als er veel jonge mensen, starters en stagiairs in een team zitten, is het belangrijker dat ze elkaar zien. Zij staan aan het begin van hun carrière en moeten geïnspireerd worden. Tot slot kijken we naar hoe afhankelijk een team is van andere teams. Sommige teams werken voornamelijk alleen, die kunnen dan beter remote werken dan een productteam dat continu moet samenwerken met de rest van het bedrijf en moet interpreteren hoe we sneller en beter kunnen.”

De persoonlijke voorkeur van medewerkers om thuis te werken of op kantoor, speelt uiteraard ook mee. Toch komt de cultuur van het bedrijf altijd op de eerste plaats. “Je ziet bij sommige bedrijven dat medewerkers thuiswerken als een soort verworven recht zien, zonder rekening te houden met de output van het bedrijf. Dat past niet bij Helloprint. Wij hebben een cultuur van vrijheid en verantwoordelijkheid, maar ook van dingen samendoen en elkaar inspireren. Daar kies je voor als medewerker, en wij selecteren sterk op culture fit. We hebben zelfs een culture commissie die plaats neemt in het MT en meebeslist over belangrijke strategische vraagstukken. Ook kijken zij regelmatig of de cultuur nog matcht en of onze mensen daar nog bij passen.”

Hoe ondersteun je je personeel in coronatijd?

De coronaperiode is voor veel mensen pittig. Zo wordt van ouders gevraagd om zeer flexibel te zijn wanneer de scholen sluiten, en zijn anderen juist erg eenzaam door het gebrek aan contact. “Voor ons is het heel belangrijk om goed te luisteren naar wat mensen in hun persoonlijke omgeving ervaren, zo kunnen we maatwerk bieden. Ons talent en culture team staat hierbij centraal om iedereen 1 op 1 aandacht te kunnen geven. Ook blijven we veel en duidelijk communiceren en context geven over waarom we doen wat we doen.”

Helloprint geeft medewerkers veel vrijheid en vertrouwen binnen duidelijk kaders. Volgens Hans is dat de belangrijkste reden dat het bedrijf een zeer laag ziekteverzuim heeft. “Als je niet flexibel bent, voelen mensen druk om te presteren en melden ze zich daardoor ziek. Ook moet je als werkgever alles doen om ziekte te voorkomen, en coachingstrajecten aanbieden als het met iemand niet goed dreigt te gaan.”

Hans is inmiddels al 20 jaar ondernemer, en heeft zijn bedrijf altijd vormgegeven vanuit een cultuur van vertrouwen. “Daarom moet ik soms een beetje gniffelen als andere bedrijven beginnen over ‘vrijer werken’. Dat zijn leuke statements, maar het is geen sigarendoos waar je alleen de lekkerste uitpakt. Of je gelooft echt in zo’n principe en richt je bedrijf zo in, of je probeert recht te maken wat krom is.”