Het coronaprotocol op kantoor: verantwoordelijkheid en respect

Nu de Nederlandse maatschappij langzaam weer open gaat, zoeken bedrijven naarstig naar oplossingen voor de inrichting van hun kantoor. Hoe werkt dat bij Incubator Van Spaendonck in Tilburg?

 

Een kundig crisisteam

Toen half maart bekend werd dat corona ook in Nederland was opgedoken, ging Van Spaendonck direct over op actie. Esther Cremer, manager Vastgoed & Facilitair, vertelt: “Het eerste wat we hebben gedaan is een crisisteam oprichten met mensen uit diverse divisies: communicatie en marketing, facility, HR, directie en ICT. Samen hebben we een noodplan gemaakt over wat wij zouden doen bij een uitbraak van corona binnen onze organisatie.”

“Naast dit noodplan zijn er ook afspraken gemaakt over wat er wanneer intern gecommuniceerd werd. Het is belangrijk om onze mensen gerust te stellen en te laten zien dat we ermee bezig zijn.”

Thuiswerken of niet?

Het kantoor van Van Spaendonck is niet dicht geweest. “Het advies is om thuis te werken als dat kan,” vertelt Esther. “Wil je bijvoorbeeld een stoel of beeldscherm meenemen? Dan regelen we dat. Toch zijn er ook mensen die liever op kantoor willen werken, dan kan dat gewoon.”

 

Uitdagingen corona: afstand houden

Om ervoor te zorgen dat medewerkers veilig op kantoor kunnen werken, heeft het crisisteam in kaart gebracht waar de uitdagingen liggen en welke oplossingen daarbij passen. “De adviezen van het RIVM zijn voor ons een belangrijke leidraad, daarnaast hebben we informatie gekregen van VNO-NCW. Ik heb zelf een facilitaire achtergrond, dus ik heb daarin een groot netwerk. Daar heb ik gekeken hoe mijn collega’s het aanpakken en wat er beschikbaar is op de markt. Daarnaast heb ik een aantal webinars gevolgd.”

“We hebben toen onderzocht waar de knelpunten zitten. Zo zijn we echt gaan meten hoe ver we van elkaar af zitten. Ook hebben we meetapparatuur neergezet om te kijken of de ruimtes goed genoeg geventileerd zijn.”

 

Maatregelen op kantoor

De maatregelen beginnen al bij binnenkomst. “Bij de deur staat een banner met alle afspraken en er zijn desinfectie mogelijkheden. Ook bij de receptie is een extra blok neergezet.”

Op sommige plekken mogen nu minder mensen komen dan normaal, anders lukt het niet om 1,5 meter afstand te houden. “In de toiletten, de lift en de pantry’s mag nog maar één persoon naar binnen, hiervoor hebben we bordjes neergezet. Daarnaast is het bedrijfsrestaurant opnieuw ingericht, er zijn tafeltjes weggehaald en er zijn stickers op de vloer geplakt om afstand bij de kassa aan te geven. Ook is de capaciteit van de vergaderzalen naar beneden geschroefd.”

“Je kunt wel je hele gebouw behangen met stickers en plexiglas, maar hoe meer je aanbrengt, hoe meer afval je produceert. Er ligt ook een stukje verantwoordelijkheid bij de werknemer zelf”, besluit Esther.

Reacties van medewerkers

Al deze nieuwe maatregelen zijn best even wennen voor de medewerkers. Esther vertelt: “De meeste reacties zijn goed. Soms komt het wel eens voor dat medewerkers geen 1,5 meter afstand houden, daar zeg ik dan iets van met een grapje. Ik ga geen politieagent spelen.”

“Sommige mensen zijn wekenlang niet op kantoor geweest, ze vinden het soms best spannend. Daarom hebben we ook een persoonlijke hygiene-kit voor alle medewerkers ontwikkeld. Hier zitten bijvoorbeeld tissues, een touchpen (bijvoorbeeld voor de kopieermachine) en een persoonlijk kaartje in.”

“We willen mensen het gevoel geven dat ze veilig kunnen werken op kantoor. Iedereen gaat anders om met de situatie. Waar het de één het makkelijk af gaat, heeft de ander misschien vervelende dingen meegemaakt in de omgeving. Daar hebben we begrip en respect voor.”

 

Aan de slag? Lees het protocol uit jouw branche en bekijk de website van je branchevereniging. Vragen? Stel ze aan je branchevereniging of bel het KvK Coronaloket op 0800-2117.